Que todo esté coordinado antes de la primera nota.
Un backoffice que conecta la vida de los socios con la programación y la operación de una sociedad musical.
01 / El reto
Un concierto empieza mucho antes de abrir las puertas.
La actividad de una sociedad de conciertos combina dos ritmos: la relación continua con sus socios y la preparación de cada cita musical. Temporadas, invitados, comunicaciones y cobros deben convivir con la programación y el control de asistencia.
El reto consistía en reunir esas necesidades en una herramienta de gestión cultural. La información de una persona debía tener sentido tanto en la administración como en el contexto de un concierto.
02 / El cliente
Sociedad de Conciertos de Alicante
La Sociedad de Conciertos de Alicante se constituyó el 18 de abril de 1972 con 45 socios fundadores. Cuatro años después superaba los 1.500, con lista de espera. En 2022 cumplió cincuenta años y más de 950 conciertos programados.
Medio siglo de actividad deja una administración con muchas piezas: socios, temporadas, cobros y control de asistencia, cada una por su lado. Y cada octubre arranca una temporada nueva que no espera.
03 / La solución
La temporada completa, dentro de un mismo sistema.
Desarrollamos una plataforma interna para la Sociedad de Conciertos de Alicante que centraliza socios e invitados, temporadas, conciertos, asistencia y cobros. El backoffice incorpora también campañas, tareas, informes y comunicaciones.
Las remesas SEPA y el control de asistencia mediante QR conectan la parte administrativa con la actividad presencial. El software acompaña el recorrido desde la organización de la temporada hasta la entrada al concierto.
- La relación con el socio. La gestión de socios e invitados forma parte de la misma plataforma que las comunicaciones y las tareas del equipo.
- Programación con contexto. Temporadas y conciertos se integran con la gestión de personas y la asistencia, dentro de un backoffice específico para la actividad cultural.
- De la administración a la sala. Las herramientas de cobro mediante remesas SEPA y el control con QR atienden momentos distintos de la misma relación con el público.
04 / Resultados
La gestión acompaña a la música.
La Sociedad de Conciertos dispone de un backoffice adaptado a su actividad. La plataforma reúne el trabajo administrativo y los procesos que rodean a cada concierto, con herramientas conectadas para el equipo.
- Gestión conjunta de socios, invitados y temporadas.
- Cobros SEPA, comunicaciones y seguimiento administrativo.
- Control de asistencia con QR conectado a la actividad musical.
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